作者：布萊恩·加納

 

　　你的客戶和同事沒足夠的時(shí)間、耐心地看完他們收到的每一封電子郵件。有些人一天收到幾百封郵件。所以他們會(huì)先看可以很快處理好的郵件。他們可能永遠(yuǎn)找不到時(shí)間回復(fù)、或甚至閱讀其余的信件。

 

　　那么你要如何吸引他們的注意？試試以下的做法：

 

　　1.按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范書寫，該大寫就大寫，該有標(biāo)點(diǎn)符號就用標(biāo)點(diǎn)符號。良好的寫作是有慣例規(guī)范的，這對電子郵件來說可能象是在浪費(fèi)時(shí)間。但是把事情做對，尤其是小事情，是很重要的。即使你們那一群人發(fā)郵件時(shí)不大寫、不加標(biāo)點(diǎn)符號，但你還是該這么做。違背書寫語言的基本規(guī)范、倉促間寫成的電子郵件，則會(huì)凸顯出發(fā)件人的粗心草率。有些簡寫可能會(huì)造成混淆。一開始就把信息表達(dá)清楚所花的時(shí)間，比后來再解釋你真正意思所花的時(shí)間還要少。

 

　　2.直接說重點(diǎn)（當(dāng)然還是要有禮貌）。有所要求時(shí)，務(wù)必明說。不要一開始就過分恭維收件人，不過簡短的問候可能有幫助（例如“很棒的訪談。謝謝寄給我看。可以幫我一個(gè)忙嗎？”）清楚說明截止期限和收件人所需的其他細(xì)節(jié)，好讓對方能準(zhǔn)時(shí)完成這件事。

 

　　3.言簡意賅──但不要過分簡短。長篇大論的電子郵件令人厭煩且耗費(fèi)精神。越是需要往下拉或滑動(dòng)頁面，他們越是不會(huì)仔細(xì)閱讀你的信息。他們可能只是走馬看花，漏掉重要的細(xì)節(jié)──或者完全跳過不看。所以你寫的信息，要盡量讓對方在一屏內(nèi)讀完。內(nèi)容要有重點(diǎn)，遣詞用字盡量精簡。

 

　　刪除無關(guān)緊要的枝節(jié)之后，務(wù)必要保留真正的信息。舉例來說，如果要讓對方知道項(xiàng)目的最新動(dòng)態(tài)，你必須提供足夠的背景信息，提醒對方整件事的來龍去脈。從他們的觀點(diǎn)去寫你的信息。他們不像你投入你的項(xiàng)目那么深入，而且他們也有其他許多事情要做。所以務(wù)必提醒他們，讓他們想起上次你寫信給他們時(shí)，情況是什么樣子，然后說明在那之后發(fā)生了什么事。

 

　　4.說明發(fā)生了什么事，以及何時(shí)發(fā)生。公司爆發(fā)嚴(yán)重的爭議時(shí)，律師通常會(huì)要求客戶列出“相關(guān)事件時(shí)間表”，詳細(xì)說明導(dǎo)致爭議發(fā)生的那些最重要事件。這份文件幫助每個(gè)當(dāng)事人更清楚地思考事情如何演變。寫電子郵件時(shí)，設(shè)法運(yùn)用類似的方法。這可幫助你整理思緒，把整件事說得井井有條。也就是說，故事如果有清楚的開頭、中段和結(jié)尾，比起夾敘夾議，事實(shí)和意見胡亂穿插在一起，能更有效地維系收件人的興趣。

 

　　5.加進(jìn)精簡但能充分說明目的的標(biāo)題。按下“發(fā)送”鍵之前，請檢查一下標(biāo)題。如果標(biāo)題很普通或空著不寫，你的信息會(huì)淹沒在收件人過度擁擠的收件夾中。如果你想請對方采取行動(dòng)，就請?jiān)跇?biāo)題強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)。你的請求必須讓對方容易看到，并且容易執(zhí)行。

 

　　6.審慎選擇抄送對象。列在抄送名單的人，必須要能立即明白為何自己會(huì)收到該郵件；不要想都不想就按下“回復(fù)所有人”。給你發(fā)郵件的人，可能在發(fā)送時(shí)就已經(jīng)抄送太多人了，如果你回復(fù)給所有人，等于是再犯一次同樣錯(cuò)誤，不應(yīng)收到郵件的人會(huì)更加氣惱。不要輕易使用密件抄送，除非你相當(dāng)確定有必要這么做。這會(huì)破壞你的名聲，讓人覺得你做事有欠思慮。